Wilson Sons
Hace aproximadamente dos años iniciamos la asociación con el mayor operador integrado de logística portuaria y marítima de Brasil
Wilson Sons tiene más de 180 años de historia y es el mayor operador integrado de logística portuaria y marítima de Brasil. Posee soluciones completas para el comercio internacional y domástico con cobertura en todo el territorio nacional, atendiendo a más de 2.000 clientes activos, incluyendo armadores, importadores y exportadores, empresas de petróleo y gas.
"El proceso se volvió mucho más asertivo, mucho más rápido y mucho más eficiente (...) esto trajo un cambio cultural tanto para el personal a bordo como para el personal en tierra. Este proyecto nos acercó mucho, fue un aprendizaje mutuo y fantástico!"- Juliano Maia, gerente de TI de Wilson Sons
Sobre la empresa y sus necesidades
Wilson Sons tiene más de 180 años de historia y es el mayor operador integrado de logística portuaria y marítima de Brasil. Posee soluciones completas para el comercio internacional y domástico con cobertura en todo el territorio nacional, atendiendo a más de 2.000 clientes activos, incluyendo armadores, importadores y exportadores, empresas de petróleo y gas.
En las últimas dos décadas, Wilson Sons ha estado implementando varias mejoras en los sectores llamados de backoffice, pero sintieron la necesidad de modernizar otros procesos, principalmente en el Área de remolcadores y en los procesos realizados a bordo. Se identificaron varios problemas con procesos obsoletos, hechos en papel, tableros, sistemas no integrados entre sí y conversaciones informales.
La asociación entre los Remolcadores y Monditech
En 2018, Wilson Sons adquirió la plataforma, paralelamente al inicio de un proyecto que busca reestructurar y automatizar varios procesos internos. Buscando una solución para el soporte y desarrollo dentro de la plataforma de Gestión Empresarial, la división de Remolcadores de Wilson Sons llegó a Monditech y entonces comenzó una fuerte asociación, buscando personalizar y adaptar flujos a la realidad de los equipos que trabajan con las embarcaciones de remolque portuario y marítimo.
Asignación de desarrolladores
El equipo de TI de Wilson Sons cuenta con el apoyo de la dedicación exclusiva de dos desarrolladores experimentados de Monditech. El aprendizaje es mutuo y la relación profesional es de mucho respeto, con mucha visión y sinceridad. Nuestros desarrolladores están disponibles integralmente para el desarrollo en la plataforma de gestión empresarial de la empresa, ya sea para encontrar soluciones de nuevos flujos de trabajo, o soporte para corrección de fallas y errores.
"Monditech siempre está asumiendo el desafío."- Juliano Maia, gerente de TI de Wilson Sons
Problemas identificados:
Procesos Obsoletos
Procesos hechos en papel y tableros, sin automatización.
Sistemas Desintegrados
Sistemas no integrados entre sí, generando inconsistencias.
Comunicación Informal
Conversaciones informales sin documentación adecuada.
Falta de Automatización
Procesos a bordo sin automatización e integración.
Flujo de Maniobra
TODO EL PROCESO SE HACE DESDE EL CELULAR, EN APPS MÓVILES INTEGRADAS Y OTRAS HERRAMIENTAS UTILIZADAS POR EL EQUIPO. EL USO DE CÓDIGOS QR Y BOTONES SIMPLES CON DISEÑO INTUITIVO FACILITA LA RUTINA DE LOS COMANDANTES Y JEFES DE MÁQUINAS.
Este es un proceso que ocurre a bordo de los remolcadores. Su finalidad es permitir que los comandantes registren apuntes y observaciones sobre las maniobras, que se convierten en eventos en el sistema para los operadores en tierra. Antes de que Monditech implementara este proceso en la plataforma de Gestión Empresarial, se hacía en papel y planillas (hoja de maniobra) y luego se cargaba al sistema. Hubo una reducción promedio de 3 días en el tiempo de facturación frente al proceso anterior, junto con otras acciones de mejora en la empresa, lo que generó ahorro de tiempo y dinero para la compañía, sus colaboradores y clientes.
Lista de Verificación Pre-Operacional
Para que el comandante verifique si la embarcación está apta para realizar la maniobra, o si necesita mantenimiento y materiales.
Maniobra
Si no se identifican problemas en la lista de verificación, el comandante puede proceder con la maniobra.
Mantenimiento
Si se identifica uno o más problemas en la lista de verificación, el comandante debe proceder con el proceso de mantenimiento.
Maniobra y Eventos
La maniobra se realiza y los eventos son generados por el comandante para los operadores en el centro de operaciones.
Mantenimiento
Etapa en la que todos los problemas y fallas deben ser reparados.
Retroalimentación del Comandante
El comandante responde algunas preguntas estándar sobre la maniobra y el mantenimiento.
Facturación
Un robot desarrollado por el equipo de Wilson Sons asiste en el proceso de facturación y envía la factura instantáneamente al cliente.
Flujo de Maniobra
Lista de Verificación Pre-Operacional
Para que el comandante verifique si la embarcación está apta para realizar la maniobra, o si necesita mantenimiento y materiales.
Flujo de Traspaso de Comando
El trabajo de los comandantes de los remolcadores ocurre 24/7. Por ello, se necesita una organización por turnos y un proceso de traspaso de comando, en el que el comandante saliente debe transferir toda la información de la embarcación al siguiente. Antes del flujo personalizado en la plataforma de Gestión Empresarial, el traspaso se realizaba con papeles y conversaciones informales, perdiéndose mucho en comunicación y dejando temas sin documentación. Con el flujo desarrollado específicamente para uso a bordo, mejoraron la rutina y la confiabilidad de la información entre tripulaciones. En este proceso, el comandante que finaliza el turno completa un checklist con información de la maniobra, necesidades de mantenimiento y materiales, y demás pendientes. Todo queda registrado en la plataforma y se pueden activar automáticamente órdenes de compra y solicitudes de servicio.
"Nuestro foco es muy mobile. Como el uso es a bordo, aunque la tripulación tenga un computador a bordo y pueda usar el navegador, lo usan mucho en la operación; durante la maniobra y cuando hacen inspección en la sala de máquinas, registran todo por la app móvil en el celular."- Juliano Maia, gerente de TI de Wilson Sons
Proceso de Inspección
Este proceso es similar al checklist pre-operacional realizado durante el flujo de maniobra. El jefe de máquinas inspecciona la embarcación a bordo o en la sala de máquinas y genera una nota en la plataforma utilizada por el Área. Esto origina una orden de mantenimiento y actividades a realizar, como compra de materiales y solicitud de servicios (mecánico, electricista, terceros...). El flujo vuelve a la plataforma de Gestión Empresarial, que dispara las tareas para cada responsable. Cuando todas las actividades se completan, el solicitante evalúa si todo está correcto y las actividades se cierran o se revisan, con aprobación final y feedback del servicio. Existen paneles operativos e indicadores para que los gestores acompañen todo. Aunque parezca simple, este proceso trajo agilidad, eficiencia y mejor entendimiento entre Áreas, ya que está automatizado, integrado con otros sistemas y todo queda documentado.
Proceso de Solicitud de Servicios y Materiales
El flujo, que antes dependía de papel, planillas y digitación en una plataforma no integrada, no tenía una comunicación eficiente. Duplicidad de pedidos, demoras en entregas o pérdida de solicitudes en papel eran problemas recurrentes. Hoy el pedido se hace a bordo por la tripulación directamente en la app móvil y puede integrarse con otros procesos (como los checklists y el de inspección). Está integrado con la plataforma utilizada por otros departamentos de compras de la empresa, que reciben los pedidos al instante y mantienen los registros correctamente documentados.
Procesos Implementados
Flujo de Maniobra
Proceso que tiene lugar a bordo de los Remolcadores para que los comandantes realicen anotaciones y observaciones sobre las maniobras.
- • Reducción promedio de 03 días en el tiempo de facturación
- • Proceso totalmente digitalizado
- • Integración con sistemas en tierra
Flujo de Traspaso de Comando
Proceso de cambio de turno entre comandantes con documentación completa de la información de la embarcación.
- • Comunicación eficiente entre turnos
- • Documentación completa de pendientes
- • Órdenes automáticas de compra y solicitudes
Proceso de Inspección
Inspección de la embarcación por el jefe de máquinas con generación automática de órdenes de mantenimiento.
- • Inspecciones documentadas digitalmente
- • Órdenes de mantenimiento automáticas
- • Paneles operacionales con indicadores
Proceso de Solicitud de Servicios y Materiales
Sistema integrado para solicitudes de materiales y servicios directamente desde la aplicación móvil.
- • Eliminación de procesos en papel
- • Integración con departamentos de compras
- • Registros documentados correctamente
Principales Resultados
Aplicación Móvil
Todo el proceso se realiza por celular, en aplicaciones móviles integradas con diseño intuitivo y uso de códigos QR.
Eficiencia Operacional
Procesos más asertivos, rápidos y eficientes con cambio de cultura organizacional.
Integración de Equipos
Mayor acercamiento entre equipos de tierra y a bordo con integración total de los trabajos.
Nivel de Satisfacción del Cliente
Le pedimos a Juliano que evaluara la asociación de Wilson Sons con Monditech y el nivel de satisfacción de su equipo con nuestro trabajo. Su respuesta fue claramente 5/5. Con los procesos implementados por Monditech, cuentan con soporte especializado, flujos automatizados eficientes y ahorro de tiempo operativo. También destacó que las mejoras acercaron mucho a los equipos de tierra y a bordo, con mayor integración entre los trabajos. Varias propuestas de cambios y nuevos flujos enviadas a Monditech hoy nacen de ideas del equipo de a bordo, mostrando la participación directa de los usuarios en la evolución del proceso.
Cuenta con Monditech
Así como mejoramos la rutina del equipo de Remolcadores de Wilson Sons
Monditech está preparada para mejorar y desarrollar procesos para los más variados segmentos. Contáctanos y descubre cómo podemos trabajar juntos.